Tổng quan

• bmCustomers là phần mềm ứng dụng hỗ trợ quản lý thông tin giao dịch với khách hàng qua số điện thoại.

• Phần mềm bao gồm:

  • Một danh bạ điện thoại về khách hàng với các thông tin cơ bản (họ tên khách hàng, đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại cố định, số di động, email, địa chỉ web site và các ghi chú cần thiết khác)

  • Danh mục hàng hóa - sản phẩm

  • Chức năng hệ thống giao tiếp với khách hàng (nhận biết và tra cứu số điện thoại gọi đến, ghi nhận các cuộc gọi lúc vắng mặt, ghi nhận các yêu cầu của khách hàng, cập nhật danh bạ, cập nhật thông tin giao dịch - cung cấp hàng hóa cho khách, liên lạc với khách hàng qua quay số điện thoại, gửi email, truy cập website khách hàng)

  • Theo dõi nợ

• Khi làm việc, phần mềm thu nhỏ trên thanh Taskbar của Windows.

  • Các chức năng của phần mềm được truy cập qua menu popup (mặc định sử dụng phím chuột phải) trên biểu tượng của phần mềm

  • Các phím điều khiển sử dụng dạng biểu tượng. Để biết chức năng mỗi phím, cần dừng chuột trên nó 1 - 2 giây, hệ thống sẽ tự động bật hướng dẫn tắt (tooltip)

Chức năng

• Quản lý danh bạ

  • Danh bạ được phân theo nhóm. Số lượng nhóm "không hạn chế" (tối đa 32237 nhóm). Việc phân nhóm danh bạ giúp phần mềm xử lý dữ liệu nhanh hơn. Việc phân nhóm có thể tiến hành theo ý định của người dùng. Tuy nhiên, có thể phân nhóm khách hàng theo chủng loại hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiện theo dõi (ví dụ, loại gas hoặc loại nước sử dụng)

  • Có thể chuyển một hoặc nhiều khách hàng từ nhóm này sang nhóm khác. Trước khi chuyển cần đánh dấu các khách hàng cần chuyển theo qui tắc chung của MS Windows (Ctrl + chuột trái - đánh dấu gián đoạn; Shift + chuột trái - đánh dấu liên tục). Sau đó nhấn phím chuyển và chọn nhóm cần chuyển đến trong danh mục nhóm.

  • Số liệu thông tin trong danh bạ có thể thêm bớt hoặc điều chỉnh qua các phím điều khiển tương ứng

  • Các chi tiết giao dịch với từng khách hàng có thể cập nhật, theo dõi qua phím điều khiển "chi tiết giao dịch" trên cửa sổ thông tin chi tiết về khách hàng

  • Có thể tìm kiếm thông tin về khách hàng theo các loại dữ liệu được quản lý trong chương trình

• Theo dõi các cuộc gọi

  • Khi khởi động, phần mềm tự động kiểm tra thông số kỹ thuật cổng giao tiếp. Nếu không tìm thấy modem, hộp hội thoại "xác lập cổng giao tiếp" sẽ tự động được bật lên để người sử dụng chọn lựa cổng giao tiếp thực tế đã kết nối với modem.

  • Nếu modem có lỗi hoặc không hỗ trợ hiển thị số, phần mềm sẽ có các thông báo tương ứng

  • Nếu các thao tác kiểm tra phù hợp với hoạt động của phần mềm, menu "Chờ cuộc gọi" sẽ được đánh dấu chọn và phần mềm chuyển sang trạng thái chờ cuộc gọi tới

  • Khi có cuộc gọi tới, cửa sổ thông báo sẽ tự động bật lên, đồng thời sẽ phát tín hiệu ra loa máy tính. Nếu đường điện thoại có tín hiệu hiển thị số, số điện thoại gọi tới sẽ được hiển thị với thông báo chi tiết về Họ tên - Đơn vị công tác của khách hàng (nếu thông tin về số điện thoại này đã có trong danh bạ) hoặc thông báo "Số máy mới"

  • Người dùng có thể ghi nhận yêu cầu của cuộc gọi này hoặc cập nhật thông tin chi tiết về khách hàng vào danh bạ qua các phím điều khiển tương ứng trên cửa sổ thông báo này

  • Số điện thoại gọi đến và thời gian bắt đầu cuộc gọi được ghi nhận lại và có thể xem lại sau qua menu "Báo cáo cuộc gọi" (sắp xếp theo thứ tự giảm dần về thời gian - cuộc gọi gần nhất nằm đầu danh sách)

  • Từ báo cáo cuộc gọi có thể cập nhật thông tin vào danh bạ, gọi ngược lại, xóa hoặc in báo cáo. Phần mềm sử dụng MS Excel làm phương tiện in báo cáo mặc định.

  • Mặc định, báo cáo sẽ hiển thị các cuộc gọi trong ngày. Người sử dụng có thể xem số liệu báo cáo trong một khoảng thời gian tùy chọn khác.

• Các chức năng giao tiếp khác:

  • Quay số điện thoại: phần mềm sử dụng MS Telephony được cài đặt trong Windows 2000, XP làm phương tiện quay số liên lạc.

    • Khi sử dụng lần đầu, người sử dụng cần xác lập tùy chọn trong Telephony về các thức liên lạc: gọi qua đường Phone hay Internet, đường kết nối qua modem hay mạng cục bộ. Nếu sử dụng phần mềm tại các văn phòng độc lập hoặc gia đình, cần chọn phương thức "Phone" kết nối qua modem

    • Khi quay số, phần mềm tự động tắt chế độ chờ cuộc gọi, giải phóng modem để sử dụng vào liên lạc điện thoại. Khi hết liên lạc, người dùng cần bật lại chế độ "chờ cuộc gọi" để nhận các cuộc gọi đến tiếp theo

  • Gửi email: nếu trong danh bạ có địa chỉ email của người dùng, phần mềm có thể chuyển địa chỉ mail này sang MS Outlook Express để soạn mail và gửi đi

  • Truy cập web site: nếu trong danh bạ có địa chỉ website của người dùng, phần mềm có thể kích hoạt Internet Explorer (hoặc trình duyệt web mặc định trong máy tính) để truy cập đến địa chỉ website này

  • Trong hai trường hợp cuối, nếu dùng modem để truy cập Internet thì cần phải tắt chế độ "chờ cuộc gọi" của phần mềm để giải phóng modem. Sau đó, cần bật lại chế độ này.

Cấu hình thiết bị

• Máy tính PC sử dụng MS Windows từ phiên bản 2000 trở lên, 10 MB đĩa cứng tối thiểu để cài đặt phần mềm ban đầu
• Cần Call ID Modem với đường điện thoại hiện số

• Phần mềm dùng thử hỗ trợ quản lý 5 số điện thoại của khách hàng trong danh bạ và nhận biết 5 cuộc gọi mỗi ngày. Để sử dụng phần mềm chính thức cần có một "Unlock Code" từ nhà cung cấp. Mỗi "Unlock Code" chỉ cho phép sử dụng phần mềm trên một máy tính